Heb je interesse of een vraag? Stuur ons een appje en we reageren zo snel mogelijk! x
Terug naar kennisbank

Alles wat je moet weten over functioneringsgesprekken

Vera Swinkels
23 februari 2024

Functioneringsgesprekken, jaargesprekken, ontwikkelgesprekken, loopbaangesprekken, beoordelingsgesprekken, geef het beestje een naam. We bedoelen er vaak allemaal hetzelfde mee; de werkgever en werknemer nemen oprechte tijd voor elkaar en staan stil bij het functioneren, de ontwikkelingen en de wensen en ambities. Iets wat in de waan van de dag toch te vaak vergeten wordt.

Voor het gemak praten we in dit artikel continu over functioneringsgesprekken. Functioneringsgesprekken zijn een onmisbaar element in een goede HR organisatie. Werkgevers en werknemers werken gezamenlijk aan het evalueren van prestaties en het verbeteren van de samenwerking. In dit artikel verkennen we niet alleen de definitie van functioneringsgesprekken, maar richten we ons ook op de cruciale aspecten van de voorbereiding op deze gesprekken, aangezien een goed voorbereid functioneringsgesprek vaak het verschil maakt. Daarnaast delen we 10 tips voor een succesvol functioneringsgesprek.

Het wat en waarom van een functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek is niet alleen een gestructureerde dialoog tussen een werknemer en zijn of haar leidinggevende waar het gaat over salarisverhoging. Met een goede voorbereiding, door doelen te stellen, feedback te geven en samen te werken aan verbeteringen, wordt dit gesprek een waardevolle aangelegenheid voor professionele groei.

Functioneringsgesprekken moeten niet gezien worden als een  verplichte evaluatie voor werkgevers om personeelsprestaties te beoordelen of om een dossier op te bouwen, maar ze zijn vooral een kans voor werknemers en werkgevers om feedback te ontvangen en de  professionele groei te bespreken.

Tips voor een succesvol functioneringsgesprek

  1. Zorg dat je het gesprek niet (last minute) annuleert.
  2. Zorg ervoor dat je een formulier (het liefst digitaal) gebruikt als leidraad voor het gesprek.
  3. Stuur de medewerker voorbereidingsvragen zodat de medewerker ook actief aan de slag gaat met de voorbereiding.
  4. Plan ongeveer 1 uur tot 1,5 uur in voor het gesprek en zorg ervoor dat je niet gestoord wordt, dus zet je telefoon uit!
  5. Luister actief en vraag door. Op deze manier kom je de meeste informatie te weten over de medewerker.
  6. Maak aantekeningen tijdens het gesprek, dit helpt je met de uitwerking.
  7. Sluit het gesprek altijd af met de vraag; “zijn er nog andere zaken die je graag wil bespreken?”.
  8. Zorg voor een goede follow-up. Plan een concrete vervolgafspraak wanneer je bepaalde doelen of afspraken met elkaar hebt gemaakt.
  9. Stel je kwetsbaar op en vraag of de medewerker een tip of feedback heeft voor jou en voor de organisatie.
  10. Zorg dat je snel na afloop de uitwerking van het gesprek stuurt naar de medewerker en laat dit niet liggen.

Een goed voorbereid functioneringsgesprek

Een effectief functioneringsgesprek, met de juiste voorbereiding, is  van belang om de meeste en beste output te krijgen. Zo kan een leidinggevende als voorbereiding in gesprek gaan met collega’s over het functioneren van de medewerker. Denk bijvoorbeeld aan informatie verzamelen bij de buddy van de collega. Zorg namelijk dat je altijd voorbeelden kan aandragen je een medewerker van feedback voorziet.

Hoe vaak vinden functioneringsgesprekken plaats?

Het is belangrijk om een frequentie vast te leggen binnen je organisatie die past bij de cultuur, maar streef ook naar een frequentie die haalbaar is voor alle partijen. Er is niks zo vervelend voor een medewerker als (last-minute) te horen krijgen dat het functioneringsgesprek niet doorgaat. Hiermee geef je (wellicht onbedoeld) het signaal af dat andere zaken belangrijker zijn dan de medewerker. Het is echter van essentieel belang dat functioneringsgesprekken regelmatig genoeg plaatsvinden om de voortgang te monitoren en bij te sturen waar nodig.

Een standaard voor veel bedrijven is één keer per jaar een functioneringsgesprek (tweerichtingsverkeer) en één keer per jaar een beoordelingsgesprek (eenrichtingsverkeer). Bij FIERS Groep vinden we het echt heel belangrijk om feeling te houden bij de ontwikkeling van medewerkers en voeren we drie keer per jaar een functioneringsgesprek en één keer per jaar een beoordelingsgesprek.

Functioneringsgesprekken bij FIERS Groep

SEP is onderdeel van FIERS Groep. Bij FIERS Groep maken we gebruik van de applicatie van Welder. Volledig digitaal krijgt de medewerker via zijn of haar account van Welder een uitnodiging voor het functioneringsgesprek. Vervolgens kan de medewerker via de app (bijv. thuis op de bank) een aantal voorbereidingsvragen invullen. Één keer per jaar krijgt de medewerker ook de vraag om een gelukswijzer in te vullen. Hier worden vragen gesteld over de werk-privébalans en of de medewerker achter de visie van FIERS Groep staat. De leidinggevende gaat in het portaal van Welder ook de voorbereiding treffen en tijdens het gesprek worden beide voorbereidingen samengevoegd. Tijdens het gesprek is er de mogelijkheid om direct mee te typen en aanvullingen te doen. Als het gesprek afgerond is, hoeft er daardoor geen uitwerking meer verzorgd te worden door de leidinggevende, dit levert heel veel tijd op!

Wij zijn heel erg te spreken over deze werkwijze rondom functionerings- en beoordelingsgesprekken. SEP heeft als reseller van Welder ook in de mogelijkheid om deze werkwijze bij jou te implementeren.

Hoe kan SEP jou helpen met functioneringsgesprekken?

Heb je hulp nodig omtrent het onderwerp functionerings- of beoordelingsgesprekken, dan kan SEP jou helpen. Hoe?
– We kunnen het formulier voor het functionerings- of beoordelingsgesprek met je ontwikkelen en opstellen.
– We kunnen samen met de leidinggevende de functionerings- en beoordelingsgesprekken voeren. Op deze manier wordt extra diepgang aangebracht in de gesprekken. We kunnen ook notuleren en de gespreksverslagen uitwerken.
– We kunnen lastige gesprekken met leidinggevenden voorbespreken en de voorbereiding treffen.
– We kunnen Welder implementeren, deze tool helpt je om makkelijker en fijner functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren.

Wil je meer informatie of hulp bij functioneringsgesprekken?

Neem contact op met HR Consultant Vera en zij helpt je er graag bij!

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem contact met ons op