Valt het jou ook op? Hoe vaak de vraag ‘Hoe gaat het met je?’, beantwoord wordt met; ‘druk’. Wat is ‘druk’ nu eigenlijk voor een antwoord? Is het een verkapte vorm van ‘goed’? Is het volgens onze maatstaven in de huidige maatschappij goed om het te ‘druk’ te hebben?

Wat de achterliggende gedachte ook is van dit antwoord, we kennen het allemaal wel; volle mailboxen, drukke werkdagen en weer steeds drukkere privé levens. Van velen heb ik gehoord dat het nog niet zo erg was om tijdens de Corona minder drukke weekenden en geen verplichte verjaardagsfeestjes te hebben. Omdat ik dit een heel interessant onderwerp vind, ben ik er eens dieper in gedoken.

Efficiënt werken versus effectief werken

Er is een verschil tussen efficiënt werken en effectief werken. Namelijk; efficiënt werken is zo veel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd. Effectief werken is meer focus leggen op wat er belangrijk is en wat je uiteindelijke doel is. Het is belangrijk om de goede dingen, goed te doen.

Prioriteiten bepalen

Een onderdeel van effectief werken, is het stellen van prioriteiten. Een prioriteit bevat de combi van urgentie en belangrijkheid. Door bewust stil te staan bij de prioriteit, ben je beter in staat om te bepalen in welke volgorde je taken afrond. Wat mij altijd helpt is het papieren to do lijstje. Door het opschrijven van de openstaande taken/werkzaamheden krijg ik direct overzicht. Ik ben erg resultaatgericht, dus het vervolgens afvinken van het lijstje geeft mij direct voldoening en zorgt dat ik overzicht blijf houden.

Een tip voor het aanbrengen van prioriteiten:
Wanneer je een taak krijgt is het belangrijk om eerst in te schatten hoe lang je ermee bezig bent. Ben je er korter dan 2 minuten mee bezig? Handel deze taak dan zo snel mogelijk af, de taak is namelijk uit het zicht en je denkt er niet meer aan. Maak je de inschatting dat het langer dan 2 minuten duurt? Dan zet je die taak op je to do lijst. Wanneer je aan je to do lijst begint, werk je het één voor één, taak voor taak af.

Focus aanbrengen

Het behouden van focus en het zorgen voor zo min mogelijk afleiding is ook een belangrijk onderwerp voor timemanagement. Op een dag krijgen we eindeloos veel impulsen, waar we vaak door worden afgeleid. Denk aan mail, telefoon, voicemails, WhatsApp en collega’s met allerlei soorten vragen. Sommige impulsen zijn belangrijk en daar moet direct op worden geacteerd, er zijn ook veel stoorzenders te bedenken die eigenlijk alleen maar afleiden. Zo heb ik al vaak gehoord dat het goed is om in je agenda te plannen wanneer je je mailbox gaat bijwerken. Tot op heden is dit voor mij niet gelukt, ik vind het namelijk belangrijk om meteen op bepaalde mails te kunnen reageren. Maar is dit eigenlijk wel zo belangrijk? Wat ik persoonlijk wel heel fijn vind, is het uitzetten van de notificaties op mijn telefoon. Zo bepaal ik zelf op welk moment ik bijvoorbeeld mijn whatsappjes ga lezen.

Dingen doen waar je energie van krijgt

Tot slot ben ik van mening dat ‘het druk hebben’, relatief is. Doe je ook echt de dingen waar je energie van krijgt? Als je namelijk druk bezig bent met dingen die je energie kosten dan gaat het verkeerd. Dan is het tijd om te onderzoeken hoe je je werk anders kan inrichten, dingen kan uitbesteden/ delegeren of gewoon letterlijk ‘nee’ zeggen tegen bepaalde werkzaamheden/ opdrachten.

Kortom; je tijd is veel te kostbaar, dus laten we met z’n allen dingen doen waar we energie van krijgen!