Heb je interesse of een vraag? Stuur Femke een appje en ze reageert zo snel mogelijk! x
Terug naar kennisbank

Tips voor het aannemen van nieuwe medewerkers

Femke Teunissen
08 januari 2024

We hebben al enige tijd te maken met een krappe arbeidsmarkt. Dit betekent dat er veel meer vacatures openstaan dan dat er werkzoekenden zijn. In deze tijd is het meer dan belangrijk om het proces van werving en selectie te optimaliseren. Het proces begint  bij het opstellen van het (droom) profiel  tot en met de evaluatie van de proeftijd. . In onderstaand artikel laten we zien wat nu echt belangrijk is tijdens dit proces.

Stap 1. Profiel
Als eerste stap moet er gekeken worden naar het profiel van de vacature. Er moet in kaart worden gebracht wat de functie inhoud, wat de wensen en behoeften zijn van de doelgroep en welke persoonlijkheid het beste past in deze functie. Wanneer dit allemaal helder is heb je je droomprofiel opgesteld.

Stap 2. Vacaturetekst
Vervolgens wordt de vacaturetekst opgesteld. Het doel van de vacaturetekst is om potentiële kandidaten te enthousiasmeren. Er zijn enkele aspecten die aan bod moeten komen in een vacaturetekst om dit doel te kunnen realiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de kernwaarden van je organisatie, omschrijf ook zo concreet mogelijk wat de cultuur binnen jouw organisatie is.  Een poteniele kandidaat wil graag enkele aspecten weten zoals wat jouw organisatie uniek maakt en hoe het team er uit ziet. Ben duidelijk over de arbeidsvoorwaarden en vermeld ook een salarisrange. Hierbij is het belangrijk dat er geen dooddoeners in de vacature staan zoals ‘marktconform salaris’. Ben concreet en geef voorbeelden!

Stap 3. Vacature verspreiden
Wanneer de vacature in kaart is gebracht is het tijd om deze op de juiste manier te verspreiden. Dit kan tegenwoordig via veel verschillende kanalen, denk hierbij aan LinkedIn, Indeed, de plaatselijke krant en Facebook. Ga na waar de doelgroep zich bevindt. De vacature op je eigen website plaatsen is natuurlijk ook erg belangrijk. Verwijs in de advertenties of visuals naar de vacature op de website.

Stap 4. Sollicitatieproces (geen reactie)
Het kan natuurlijk zo zijn dat een vacature al enige tijd openstaat en er geen reactie op komt. Hoe moet je daarmee omgaan? Het is belangrijk om dan even een stapje terug te doen en de vacature opnieuw in kaart te gaan brengen om hierin wellicht concessies te doen. Er moet achterhaald worden wat de oorzaak is van het feit dat er niet gesolliciteerd wordt. Moet je het uren aantal wijzigen of kun je het salaris aanpassen? Het kan ook helpen om  je eigen netwerk te gaan benaderen, denk aan oud collega’s of oud sollicitanten. Als het invullen van de vacature veel tijd kost en het wil maar niet lukken, kan je er als organisatie voor kiezen om een recruitmentbureau in te schakelen. Dit bureau kan zich dan volledig focussen op het invullen van de vacature. Ook is het mogelijk om een zzp’er in te huren, dit is  natuurlijk niet de goedkoopste oplossing, maar onderbezetting en uitval is nog veel duurder..

Stap 5. Sollicitatieproces (reactie)
Wanneer er reactie komt is het belangrijk om snel te schakelen. Bel de sollicitant meteen op voor een korte telefonische screening. Probeer er in dit korte gesprek erachter te komen hoe diegene bij jouw organisatie terecht is gekomen, wat de aanleiding is van de sollicitatie en wat achtergrondinformatie over de persoon zelf. Mail nooit n.a.v. een sollicitatie met een afspraakbevestiging. Stuur wel altijd na afloop van de telefonische screening een afspraakbevestiging van het sollicitatiegesprek.

Stap 6. Randvoorwaarden sollicitatiegesprek
Wanneer de sollicitant op gesprek komt zijn er enkele, misschien wat voor de hand liggende aspecten, waar aandacht aan besteed moet worden. Het is van belang dat het gesprek in een representatieve omgeving gehouden wordt. Zorg dat het gesprek niet verstoord wordt door inlopende collega’s of telefoontjes. Print het cv van de sollicitant uit zodat je aantekeningen kunt maken. En niet te vergeten, bied de sollicitant altijd wat te drinken aan.

Stap 7. Opbouw sollicitatiegesprek
In het gesprek is het belangrijk om een rode draad te hebben zodat je als gespreksleider niet van de hak op de tak springt. Als eerst begin je met het voorstellen van jezelf, een sollicitant wil namelijk graag weten wie er tegenover hem/haar zit. Vraag dan naar de sollicitant, de aanleiding van de sollicitatie, etc. Licht dan kort de functie toe, vertel wat over de organisatie, hoe het team eruit ziet en wat het takenpakket is van de functie. Zoom daarna verder in op de sollicitant zowel zakelijk als persoonlijk. Vraag bijvoorbeeld naar zijn/haar kwaliteiten, maar ook zeker naar de valkuilen. Ook is een stukje persoonlijke interesse belangrijk, vraag bijvoorbeeld naar hobby’s, vakanties en vrije tijd. Als laatste, en niet te vergeten, ga je over in de praktische zaken van het gesprek. Zorg dat je helder hebt wat de sollicitant nu verdient en waar diegene heen wil met zijn/haar salaris, de ideale startdatum en of de sollicitant nog andere sollicitaties heeft lopen. Op deze dingen kun je na het gesprek meteen anticiperen.

Stap 8. Telefonische terugkoppeling
Als je na het gesprek hebt beoordeeld of dit je droom kandidaat is, is  het tijd voor een terugkoppeling. Ook hier geldt, bel de sollicitant altijd op! Of het nu een afwijzing is of dat je de kandidaat moet bellen met het goede nieuws. Je deelt het goede nieuws mee aan de kandidaat  en bespreekt de arbeidsvoorwaarden. Wanneer deze besproken zijn, stuur je hiervan een bevestiging per mail.

Stap 9. Preboarding
Nu de status ‘kandidaat’ veranderd is in ‘medewerker’  is het belangrijk dat de medewerker zich zo snel mogelijk thuis voelt. Dit begint al bij de preboarding. Preboarding is het stukje onboarding wat plaatsvindt vóór en op de eerste werkdag. Zo kun je de medewerker een kaartje sturen, voorafgaand aan de startdatum, met een welkomswoordje daarop. Zorg dat alle benodigdheden werken of aanwezig zijn; bedrijfskleding, laptop, auto etc. Je kunt de werkplek versieren of een welkomscadeautje/ bloemetje regelen. Dit zijn enkele voorbeelden die ervoor kunnen zorgen dat een medewerker zichzelf snel thuis voelt.

Stap 10. Evaluatie proeftijd
Nu de medewerker aan boord is, is het belangrijk om te peilen wat de eerste bevindingen zijn van de medewerker. Gebruik de proeftijd om te onderzoeken of jullie beide een juiste keuze hebben gemaakt. Zorg dat je aan het einde van de proeftijd een evaluatiegesprek inplant om de ervaringen uit te wisselen. Komen de verwachtingen overeen met de werkelijkheid? Wat valt de nieuwe medewerker allemaal op? (Juist een frisse wind kijkt anders naar de organisatie als een ondernemer met blinde vlekken) Welke tips heeft de medewerker over het onboardingsproces?

Hopelijk helpt dit stappenplan je bij het aannemen van nieuwe medewerkers. Het is allemaal geen hogere wiskunde, maar de details maken het verschil! Als laatste tip willen we je meegeven, snelheid maakt het verschil bij het aannemen van nieuwe medewerkers! Zorg dat je alle stappen hierboven snel opvolgt. Heel veel succes en mocht je vragen hebben of willen sparren met SEP? Bel gerust met Femke Teunissen via 0613310334.

Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen?

Neem contact met ons op